كيف يقلل التشغيل الآلي للوثائق بالذكاء الاصطناعي من الأخطاء ويسرع العمليات في الخدمات اللوجستية؟

تظل الوثائق واحدة من أكثر جوانب الشحن أهمية وعرضة للأخطاء. يمكن أن تؤدي أخطاء صغيرة، مثل رمز HS خاطئ، أو تفاصيل مرسل إليه مفقودة، أو رقم شحنة غير متطابق، إلى رفض الجمارك، وتأخير الشحن، ونزاعات الفواتير. وفقًا لبيانات الصناعة، يمكن أن تحتوي ما يصل إلى 30٪ من المستندات المتعلقة بالشحن على عدم دقة إذا تمت معالجتها يدويًا

عندما ترتفع الأحجام، وتكون الفرق تحت قيود التوظيف، وتزداد الضغوط التنظيمية، تتجه العديد من مؤسسات الخدمات اللوجستية إلى أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي لتبسيط سير العمل، وتحسين الدقة، وتعزيز السرعة.

ما هي أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟

تشير أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي إلى مجموعة من التقنيات مثل التعرف البصري على الأحرف (OCR)، والتعلم الآلي (ML)، ومعالجة المستندات الذكية (IDP)، التي تقوم تلقائيًا باستيعاب واستخراج والتحقق من وتوجيه البيانات من مستندات الشحن غير المنظمة أو شبه المنظمة (الفواتير، وبوالص الشحن، وقوائم التعبئة، والنماذج الجمركية) إلى أنظمة التشغيل.

في الحياة الواقعية، يبدو سير العمل كما يلي: تصل المستندات عبر البريد الإلكتروني أو البوابة أو المجلدات المشتركة؛ يقرأ محرك الذكاء الاصطناعي كل عنصر، ويحدد الحقول الرئيسية، ويطابقها مع البيانات الرئيسية (على سبيل المثال، رموز البائعين، وأرقام الشحن، ومراجع الوظائف)، ويتحقق منها مقابل قواعد العمل، ويشير إلى أي تناقضات، ثم ينشر البيانات التي تم التحقق منها في نظام المؤسسة. على سبيل المثال، توضح تقارير الصناعة أن أنظمة أتمتة المستندات القائمة على الذكاء الاصطناعي يمكنها التعامل مع سير العمل المتكرر، مثل مطابقة مبالغ الفواتير مع الرسوم المتوقعة، ومطابقة تحديثات الشحن مع ملفات العمل، وإنشاء سجلات تشغيلية تلقائيًا بناءً على بيانات المستندات المستخرجة. من خلال تولي هذه المهام الروتينية، يقلل الذكاء الاصطناعي من حجم الكتابة اليدوية ويقلل بشكل كبير من احتمالية الخطأ البشري.

من خلال التحول من الإدخال اليدوي للمفاتيح إلى الاستخراج والتحقق، تصبح العملية أسرع وأكثر اتساقًا وأقل عرضة للأخطاء.

لماذا تحتاج فرق الخدمات اللوجستية إلى أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟

تتعرض عمليات الخدمات اللوجستية لضغوط متزايدة:

• تتزايد أحجام الشحن عالميًا، مما يعني المزيد من المستندات لكل حركة شحن.
• تستغرق المعالجة اليدوية لمستندات الشحن وقتًا أطول؛ تفيد العديد من الفرق بقضاء عدة ساعات من يوم عملهم في إدخال البيانات الروتينية والتحقق من المستندات.
• تحمل الأخطاء في وثائق الشحن تكلفة عالية: تأخير في الجمارك، وأخطاء في الفواتير، وتسرب الإيرادات، وعدم رضا العملاء. على سبيل المثال، تشير إحدى الدراسات حول أتمتة وثائق الخدمات اللوجستية إلى أن اعتماد الذكاء الاصطناعي يمكن أن يقلل من مشكلات التسوية بنسبة 50-80٪ ومتطلبات المعالجة اليدوية بنسبة تصل إلى 60٪.

بالنظر إلى هذه الحقائق، لم تعد الأتمتة خيارًا؛ بل هي حاجة تنافسية. تؤثر دقة تغذية المستندات على كل عملية لاحقة للفرق التي تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات للشحن أو نظام إدارة النقل، بما في ذلك التوجيه، والجمارك، والتمويل، والفواتير، والامتثال. إذا تم إدخال تلك البيانات بشكل غير صحيح، فإنها تؤثر على جميع الوحدات. تساعد أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي على ضمان نظافة البيانات على الفور.

كيف يقلل الذكاء الاصطناعي من الأخطاء في سير عمل الشحن؟

في سير العمل اليدوي المعتاد، يتم تنزيل مستند من البريد الإلكتروني، ويتم إدخال البيانات في جدول بيانات، وبعد ساعات، يقوم شخص ما بالتحقق يدويًا من المجاميع أو الرموز قبل النشر. إحباط الموظفين، وتنوع التنسيق، والورديات المتعددة كلها عوامل تساهم في الأخطاء.

مع أتمتة مستندات الشحن بالذكاء الاصطناعي، يمكن للنظام اكتشاف وتصحيح العديد من مصادر الخطأ هذه:

• يستخرج البيانات بدقة عالية من مجموعة من تخطيطات المستندات، حتى ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا أو الصور.
• يطابق البيانات المستخرجة مع السجلات الرئيسية (البائعين، أرقام الوظائف، الموانئ) ويضع علامات على عدم التطابق قبل النشر.
• يضمن عدم مرور القيم السلبية (إشعارات الائتمان، التعديلات) أو عناصر السطر غير العادية كإدخالات قياسية.
• يوفر رؤية لمسار التدقيق ومخرجات متسقة، مما يتيح معالجة الاستثناءات بدلاً من حاجة جميع المستندات إلى فحص يدوي.
  

على سبيل المثال، تنص المحتويات المتعلقة بمعالجة المستندات للخدمات اللوجستية على أن أتمتة الذكاء الاصطناعي "الاستخراج التلقائي للبيانات المنظمة وأتمتة سير العمل للموافقات والاستثناءات وفحوصات الامتثال" يمكن أن تحقق "تخفيضًا يصل إلى 73٪ في أخطاء الجمارك" و "60-80٪ أقل من مشكلات التسوية". 

بعبارة أخرى، تنخفض معدلات الخطأ بشكل كبير، ويتم تقليل الإدخال اليدوي، وتزداد جودة البيانات التي تدخل النظام، مما يؤدي إلى عمليات إعادة عمل أقل، ونزاعات أقل، وعمليات أكثر سلاسة.

كيف يسرع الذكاء الاصطناعي عمليات الخدمات اللوجستية؟

تقليل الأخطاء هو جانب واحد فقط من المشكلة.  السرعة مهمة بنفس القدر.  تتحرك سير العمل، وإنشاء الطلبات، وحجوزات الشحن، ومعالجة الجمارك، والفواتير، والمدفوعات بشكل أسرع عندما تتحرك الأوراق، وهنا تكشف المقارنة بين أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي مقابل معالجة مستندات الشحن اليدوية عن أهم ميزة لها، حيث تبطئ الخطوات اليدوية كل شيء، بينما تسرع الأتمتة جميع العمليات التالية.

إليك كيف تسرع الأتمتة العمليات:

• المستندات التي كانت تستغرق 2-3 دقائق (أو أكثر) للإدخال اليدوي تتم معالجتها في ثوانٍ.
  
• ينخفض التأخير بين استلام المستند ونشر النظام، مما يسمح بتشغيل المزيد من الإجراءات في وقت مبكر.
  
• يمكن للأتمتة التعامل مع كميات كبيرة دون زيادة الموظفين، وبالتالي لا تؤدي ذروة الشحن إلى تأخير.
  
• نظرًا لحدوث أخطاء أقل، هناك حاجة إلى تصحيحات أقل، مما يعني تأخيرات أقل ومشاكل يدوية أقل.
  

استنادًا إلى عدة مصادر، يمكن تقليل وقت معالجة المستندات بأكثر من النصف، وفي بعض الحالات بنسبة تصل إلى 90٪.

بالنسبة لعمليات الشحن، يعني تدفق المستندات الأسرع دورة أسرع، وخدمة عملاء أفضل، وتأخيرات أقل، وفي النهاية تحسين الربحية.

الفوائد الرئيسية للأتمتة في صناعة الخدمات اللوجستية

بعيدًا عن تقليل الأخطاء والسرعة، تشمل بعض الفوائد الأوسع التي تتمتع بها فرق الخدمات اللوجستية ما يلي:

• تحسين اتساق البيانات: عندما تتم معالجة المستندات تلقائيًا وربطها بالسجلات الرئيسية، يتم استخدام نفس المصطلحات والرموز والمراجع على مستوى النظام.
  
• قابلية التوسع التشغيلية: تسمح الأتمتة للمؤسسات بإدارة أحجام متزايدة من المستندات دون زيادات مماثلة في التوظيف.
  
• تعزيز الامتثال والاستعداد للتدقيق: تنتج سير عمل المستندات المؤتمتة تقارير أفضل، وسجلات تحقق، واستثناءات أقل، وهو أمر مفيد عندما يتدخل المنظمون أو المدققون.
  
• احتواء التكاليف: تقليل العمالة اليدوية، وأخطاء أقل، وتأخيرات أقل = تكلفة أقل لكل مستند تتم معالجته وتحكم أفضل في الهامش.
  
• التركيز على المهام ذات القيمة المضافة: مع أتمتة التعامل الروتيني مع البيانات، يمكن للفرق التركيز على إدارة الاستثناءات، والعمل الاستراتيجي، وعلاقات البائعين، وتجربة العملاء.
  

في بيئات الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد ذات الهوامش المحدودة والمنافسة الشديدة، تصبح هذه المزايا أكثر استراتيجية بدلاً من كونها مجرد تشغيلية.

الخلاصة

الدقة والسرعة وقابلية التوسع ضرورية في عالم الخدمات اللوجستية اليوم. لم تعد الأخطاء في الوثائق مجرد مشكلة؛ فهي تؤخر الشحنات، وتؤخر الفواتير، وتشجع إجراءات الامتثال، وتضعف الثقة. لم تعد الطرق اليدوية التقليدية لوثائق الشحن كافية.

تخلق أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي نهجًا مبتكرًا تنتقل فيه الأوراق من صندوق الوارد إلى النظام بأقل إشراف بشري، ويتم مراجعتها في كل مرحلة، ويتم نشرها بسرعة في منصة الأعمال. هذا يعني أخطاء أقل، ومعالجة أسرع، وبيانات ذات جودة أعلى، ونتائج تشغيلية أفضل.